1️⃣ Список запрещенных слов.
1. еще раз
2. повторяю
3. вы не поняли, не понимаете
4. поймите
5. послушайте
6. вы не правы
7. я прав
8. я лучше знаю
9. надоело
10. устал
11. не хочу
12. привет
13. успокойтесь
14. ты
15. же
2️⃣ Не используйте:
1. Мат
2. Восклицательные знаки. Допустимо только в приветствии и прощании.
3. Капслок
4. Несколько подряд вопросительных знаков
5. Явно оскорбительные существительные типа «задница», «сволочь» и т.п.
6. Сленг, жаргон, даже профессиональный
7. Религиозные термины и ассоциации
8. Сексуальные термины и ассоциации
9. Явную иронию и всё что может показаться иронией.
10. Устаревшие слова и подчеркнуто выкокопарный стиль, например «милостивый», «нивелировать».
11. Оправдания
3️⃣ В начале текста должно быть приветствие, «Добрый день», или «Здравствуйте»
4️⃣ Начинайте сразу с важного. Например «ваш заказ не готов».
5️⃣ Меньше эмоциональных оценок.
6️⃣ В конце текста должно быть закрывающее предложение «С наилучшими пожеланиями», и т.п.
7️⃣ Пишите максимально по делу.
8️⃣ В конце письма указывайте дополнительные способы связи.
9️⃣ Проверьте орфографию и пунктуацию.
🔟 После отправки проверьте, что письмо успешно отправлено без ошибок
1️⃣1️⃣ Не пишите грубости и хамство. Если нужно описать ваше недовольство. пишите о себе и своих чувствах, а не направляйте оценку на другого человека.
1️⃣2️⃣ Не оправдывайтесь.
1️⃣3️⃣ Перечитайте письмо громко вслух. Везде, где спотыкаетесь, перепишите проще.
1️⃣4️⃣ Упрощайте текст без потери смысла
1️⃣5️⃣ Используйте активную форму глагола вместо пассивной.
👇👇👇
Общие советы:
1️⃣ Пишите так, как будто этот текст будет читать следователь или прокурор. И они это используют против вас. Понимая это, переписка становится более продуктивной.
2️⃣ Приветствуйте читателя в начале. Если это письмо — прощайтесь в конце. В чатах прощаться не нужно.
3️⃣ Не разбивайте сообщения в чате и не выделяйте отдельно приветствие. Весь текст в сообщении чата должно быть одним сообщением. Например, не надо писать отдельно «привет», «у меня вопрос», и далее третьим сообщением описывать вопрос. Соедините все три сообщения в одно — так это меньше раздражает получателя.
4️⃣ Обращайтесь по имени.
5️⃣ Если что-то прОсите. добавляйте «пожалуйста«, даже если человек обязан это делать.
Вообще, советы могут показаться банальными, но елки-иголки, как же часто я сам получаю подобные шедевры от фрилансеров!
Решил опубликовать в том числе и для себя, для улучшения стиля. И чтобы в спешке глупости не написать на эмоциях.
Еще заметил за собой, что почти не писал «пожалуйста», сейчас исправился, и тексты стали симпатичнее. Так что, пожалуйста, соблюдайте деловой этикет в переписке! 😀
Еще я часто использовал злую иронию, когда собеседник предоставлял некачественный сервис. Я так хотел тонко поиздеваться. Больше так я не делаю, выглядит глупо и бесполезно. Ну типа «в вашем потрясающем сервисе нет даже документации» — глупо и по-детски.
*** UPD от пользователя Pavel K:
1) Важный момент — сразу отвечать на сообщения или обговаривать, в какой срок должен быть ответ (действует в обе стороны + можно прописать в договоре), чтобы не было ситуации, когда письма улетают в черную дыру без всякой реакции,
2) адресат должен быть один, чтобы было понятно, от кого ждут действия, остальные в копию
***********************
UPD советы от пользователя: @RobertLatypov :
— читать книги Ильяхова
*************************
❗️ А какие у вас есть важные советы для деловой переписки, что почитать на эту тему?
#бизнес #фриланс